Stosowanie monitoringu wizyjnego w miejscu pracy stało się dziś powszechne. Jednakże wprowadzenie tego typu nadzoru musi być zgodne z przepisami prawa, w szczególności z Kodeksem Pracy oraz Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Jakie restrykcje dotyczą monitoringu wizyjnego w kontekście tych regulacji?
Kodeks Pracy: Art. 222 Kodeksu Pracy dopuszcza możliwość stosowania monitoringu w zakładzie pracy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitoring co do zasady nie może obejmować pomieszczeń udostępnionych organizacji związkowej, a także pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni.
Należy zaznaczyć, że nagrywanie dźwięku w miejscu pracy jest niedozwolone. Kodeks Pracy zezwala wyłącznie na stosowanie monitoringu wizyjnego, a instalacja kamer rejestrujących dźwięk może zostać uznana za naruszenie dóbr osobistych pracownika oraz nadmierną formę przetwarzania danych.
Zgodnie z Kodeksem Pracy pracownik musi zostać poinformowany o planowanym monitoringu minimum 2 tygodnie przed jego wprowadzeniem, natomiast cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu powinien zostać określony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, ewentualnie w obwieszczeniu – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. W przypadku nowych pracowników stosowne informacje należy przekazać na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. Pracodawca ma także obowiązek stosowania wyraźnych oznaczeń monitorowanych przestrzeni.
Zgodnie z prawem nagrania mogą być przechowywane przez maksymalnie 3 miesiące, chyba że stanowią lub mogą stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, wtedy termin ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
RODO: Rozporządzenie RODO określa dane osobowe jako wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Przepis ten stanowi podstawę ochrony danych osobowych, jaką niewątpliwie jest wizerunek, w kontekście różnych dziedzin życia, w tym również w środowisku pracy.
Stosowanie monitoringu musi być zgodne z zasadami wynikającymi z art. 5 RODO. Przede wszystkim musi być zgodne z prawem, jego cele powinny być precyzyjnie określone, a zakres powinien być adekwatny do zamierzonych celów. Istotnym jest także, aby zapewnić rzetelność i przejrzystość procesu monitorowania, a pracownicy powinni zostać uprzednio poinformowani o planowanej instalacji kamer. Wreszcie, należy zadbać o bezpieczeństwo, stosując odpowiednie środki zabezpieczające przed nieautoryzowanym dostępem.
Należy również wypełnić obowiązek wynikający z art. 13 RODO poprzez udostępnienie klauzuli informacyjnej. Klauzula ta powinna zawierać precyzyjne informacje dotyczące celów, zakresu oraz zasad przetwarzania danych osobowych w ramach monitoringu. Do ważnych elementów należą także informacje o podstawie prawnej przetwarzania, okresie przechowywania danych oraz prawach pracowników, takich jak prawo do dostępu, sprostowania czy wniesienia sprzeciwu. To dość obszerne informacje, jednak nie jest to równoznaczne z koniecznością zamieszczania ich w całości na tablicach informujących o monitoringu. Mogą one zawierać jedynie kluczowe informacje, zaś pełna klauzula może być udostępniona w sekretariacie lub na stronie internetowej.
Przed zainstalowaniem monitoringu warto zapoznać się z regulacjami Kodeksu Pracy, a także rozporządzenia RODO, aby zgodnie z prawem zapewnić bezpieczeństwo pracownikom, a pracodawcy możliwość szerszego nadzoru i ochrony mienia.